Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Chi tratta i dati

Dati inseriti dalle aziende clienti (ricette, ingredienti e fornitori, personale, costi, chiusure di cassa e fatture, dati e logo dell'azienda): il titolare del trattamento è l'azienda cliente che usa CostoChef, perché decide quali dati inserire e per quali scopi. Il gestore del servizio li tratta solo per conto dell'azienda, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), sulla base di un accordo scritto.

Dati degli account e dell'abbonamento (utenti, accessi, scadenze e pagamenti): il titolare è E-MIKE di Farina Michele, Via San Francesco 2615, 40027 Mordano (BO), C.F. FRNMHL83L16289O, P.IVA IT02412831204, e-mail info@e-mike.it, PEC e-mike@pec.it.

2. Quali dati

• Utenti del servizio: nome utente, nome e cognome ed e-mail se indicati, password (conservata solo come impronta cifrata, mai in chiaro), ruolo e permessi, preferenze di aspetto (tema, densità, zoom), data dell'ultimo accesso, tipo di browser e di dispositivo (es. "Chrome - Mac") per la sessione e per "Rimani connesso".
• Sicurezza degli accessi: nome utente e indirizzo IP dei tentativi di accesso non riusciti (per bloccare chi prova a indovinare le password); registro delle operazioni fatte dalla gestione del servizio e dagli amministratori delle aziende sugli utenti.
• Abbonamento: nome dell'azienda, codice cliente, scadenza, pagamenti (data, importo, mezzo), note amministrative.
• Richieste di assistenza inviate dall'app: e-mail di contatto indicata, argomento e messaggio, con il nome dell'azienda e dell'utente, la pagina dell'app e il tipo di dispositivo.
• Dati dell'attività inseriti dall'azienda cliente: dati dell'azienda (ragione sociale, indirizzo, partita IVA, telefono, eventuali campi liberi) e logo; nomi dei fornitori; personale (nome, mansione, date di assunzione e cessazione, retribuzione e costo aziendale, note); chiusure di cassa (importi, numero degli scontrini e dei coperti, fatture con numero ed eventuale nome del cliente, note); ricette, ingredienti, bevande e costi, che di norma non sono dati personali.

CostoChef non è pensato per dati particolari (art. 9 GDPR), come quelli sulla salute o sull'iscrizione a un sindacato. Gli allergeni riguardano i piatti, non le persone. Nelle note (in particolare in quelle del personale) non vanno scritti malattie, infortuni, maternità, invalidità o altri dati di questo tipo.

3. Perché e su quale base

• Fornire il servizio agli utenti dell'azienda cliente: esecuzione del contratto di abbonamento (art. 6, par. 1, lett. b).
• Proteggere gli accessi e i dati (blocco dei tentativi ripetuti, una sessione per utente, registro delle operazioni): legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6, par. 1, lett. f).
• Gestire l'abbonamento, i pagamenti e la fatturazione: contratto e obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. b e c).
• Rispondere alle richieste di assistenza: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b).
• Dati inseriti dall'azienda cliente: la base giuridica la stabilisce l'azienda, che ne è titolare (per il personale, di solito, il rapporto di lavoro). Il gestore li tratta solo per conto dell'azienda e solo per far funzionare CostoChef.

4. Come sono protetti

• Connessione cifrata (HTTPS); password conservate solo come impronta cifrata; blocco dopo ripetuti tentativi di accesso sbagliati; una sola sessione attiva per utente.
• Una cartella di dati separata per ogni azienda; ogni utente vede solo i dati della propria azienda e, dentro l'azienda, solo le aree permesse dall'amministratore.
• Dati e programmi fuori dalla parte pubblica del server; pannello di gestione protetto anche da un codice a tempo (verifica in due passaggi).
• Copie di sicurezza notturne cifrate: la password per aprirle non è conservata sul server.
• Nessuna risorsa esterna: caratteri, immagini e programmi sono tutti sul server di CostoChef, quindi navigando non vengono inviati dati a siti di terzi.

5. Cookie

CostoChef usa solo cookie tecnici, necessari al funzionamento, per i quali non serve il consenso:

• costochef: cookie di sessione, tiene aperto l'accesso e dura al massimo 8 ore.
• costochef_ric: solo se si sceglie "Rimani connesso"; contiene un codice casuale che cambia a ogni uso e dura 90 giorni dall'ultimo utilizzo. Si cancella con "Esci"; da "Il mio profilo" → "Scollega gli altri dispositivi" si tolgono quelli degli altri dispositivi.
• costochef-codice (memoria del browser, non un cookie): solo se nella pagina di accesso si spunta "Ricorda il codice"; contiene il solo codice azienda e resta finché non si toglie la spunta.

Non ci sono cookie di profilazione, statistiche o pubblicità, né cookie di terze parti. I dati dell'attività non vengono salvati nel browser: restano sul server.

6. Per quanto tempo

• Dati dell'azienda cliente: per tutta la durata dell'abbonamento. Alla scadenza senza rinnovo CostoChef si blocca, ma l'amministratore dell'azienda può ancora scaricare tutti i dati. 60 giorni dopo la scadenza l'azienda, tutti i suoi utenti e tutti i suoi dati vengono eliminati automaticamente e definitivamente. L'azienda cliente può chiedere l'eliminazione anche prima.
• Copie di sicurezza notturne: cifrate, sovrascritte a rotazione e conservate al massimo 6 mesi; servono solo a ripristinare il servizio dopo un guasto.
• Utenti: finché l'utente o l'azienda non vengono eliminati. Sessione: al massimo 8 ore. "Rimani connesso": 90 giorni dall'ultimo uso.
• Tentativi di accesso non riusciti: al massimo 1 giorno. Registro delle operazioni e richieste di assistenza: 12 mesi (le richieste si cancellano anche con l'azienda). Le e-mail delle richieste restano nella casella dell'assistenza di E-MIKE per il tempo necessario a gestirle.
• Dati dell'abbonamento: per la durata del rapporto; i documenti contabili (fatture) sono conservati per 10 anni, come richiesto dalla legge.

7. A chi vengono comunicati

I dati non vengono venduti, ceduti o diffusi. Li tratta, solo per ospitare tecnicamente il servizio, il fornitore di hosting OVH, con server in Francia (Unione Europea), come sub-responsabile del trattamento. I dati di fatturazione dell'abbonamento possono essere comunicati al consulente fiscale per gli adempimenti di legge. Non ci sono trasferimenti di dati fuori dall'Unione Europea.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR).

• Gli amministratori dell'azienda possono scaricare in ogni momento tutti i dati dell'attività (Impostazioni → Gestione dati → "Esporta tutto", file ZIP con tabelle per Excel).
• Ogni utente vede i propri dati in "Il mio profilo".
• Se sei un dipendente, un fornitore o un cliente di un'azienda che usa CostoChef, rivolgiti a quell'azienda, che è titolare dei tuoi dati; se scrivi a noi, inoltreremo la richiesta all'azienda.
• Per i dati degli account e dell'abbonamento scrivi a info@e-mike.it.

Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

9. Altre informazioni

• Obbligo di fornire i dati: i dati di accesso servono per usare il servizio; senza, non è possibile accedere. Cosa inserire nell'app lo decide l'azienda cliente.
• Decisioni automatiche: CostoChef non prende decisioni automatiche sulle persone e non fa profilazione (art. 22 GDPR). I calcoli (costi, margini, pareggio) riguardano l'attività.
• Demo pubblica: contiene solo dati di fantasia; non vanno inseriti dati reali. Le modifiche fatte durante la prova vengono cancellate a ogni ripristino e alla fine della demo.
• Modifiche: questa informativa può essere aggiornata; la data in alto indica l'ultima versione.